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 物流服務業務操作流程圖

一、業務流程示意圖

物流服務流程圖
二、具體操作程序
1、洽談協商業務
業務部門與委托人洽談業務時,負責受理業務的工作人員,要向委托人詢問代理貨物的品名、屬性、包裝、規格、質量、數量、價值、發站和到站等情況,講清物流服務業務的服務內容、收費依據、收費標準和計費辦法等內容。為委托人設計最佳運輸方案,向委托人通報物流服務總體報價,提供《服務報價單》(見物流管理工作手冊第61頁),一式兩份,雙方簽字后各執一份,做好物流服務的準備工作。
2、簽訂物流服務合同
委托人同意我方為其提供物流服務后,業務員要與委托人簽訂《物流服務合同》(見物流管理工作手冊第56頁),合同一式兩份,雙方簽字蓋章后,各執一份。辦理每一批貨物時要簽訂《物流服務補充協議》(見物流管理工作手冊第62頁),每批物流服務的物流數量、物流費用等,在《補充協議》中約定。協議一式兩份,雙方簽字蓋章后,各執一份。合同和協議中要明確委托代理貨物的品名、代理總量、服務內容、收費標準、收費依據、各項費用、結算方式、合同期限等內容。
3、登記合同臺賬
我方留存的合同交合同管理員統一管理,由合同管理員負責登記《合同管理臺賬》(見物流管理工作手冊55頁),建立合同管理檔案。同時將合同復印件傳遞給業務員和結算員,作為辦理代理業務和結算手續的依據。
4、接收物流貨物
業務員依據《物流服務合同》的有關約定,在貨物起點與委托方工作人員驗收代理貨物,辦理交接手續,填寫《物流代理服務貨物驗收交接單》(見發送運輸代理操作程序附件1),一式兩份,雙方簽字后,各執一份。《交接單》中要明確登記委托人單位名稱或個人姓名,代理貨物的名稱、包裝、規格、件數、數量、價值,以及貨物的發站和到站等內容,作為辦理代理業務的依據。與委托人交接貨物后,經過短途運輸將貨物運至倉儲基地,按委托人的要求進行整理包裝,達到鐵路運輸條件。
 5、辦理運輸手續
經過整理包裝,需代理的貨物達到鐵路運輸條件后,業務員要依據《物流服務合同》的約定及《物流代理服務貨物驗收交接單》的相關內容,按合同規定的時限編制運輸方案,代委托人提報整車運輸服務訂單、填報運單、辦理請車,請車時《物流企業服務(日請車)登記臺賬》(見物流管理工作手冊第49頁)。承認車下達后,業務員要積極做好裝車前的各項準備工作,同時與車站溝通,按車種配置空車,確保兌現日裝車計劃。替委托人墊(代)運雜費等費用的企業,結算運雜費后,業務員要將有關票據及時返給委托人,并填寫《票據傳遞交接登記簿》(見物流管理工作手冊第99頁),一式兩份,雙方簽字后,各執一份。
6、辦理預交款手續
在辦理代理貨物請車時,業務員根據委托人擬代理發送貨物車數,出具《物流服務預交款通知單》(見全程運輸代理業務操作流程附件1),一式叁份,雙方簽字后,由委托人到收款員處辦理預交款手續,將代理服務費及相關費用交收款員。收款員依據業務出具的《物流服務預交款通知單》為客戶辦理預交款手續,在《物流服務預交款通知單》上加蓋收訖戳記,自留一份,返業務員一份,交客戶一份。
7、監督貨物裝車
業務員依據由收款員出具并加蓋收訖戳記的《物流代理服務預交款通知單》,在現場監裝,確保貨物按運單填報的品名、件數、重量裝車,達到不破損、不短少、準確掌握車種、車數、重量、件數、車號等各項信息,直到施封完畢。裝車后,業務員登記《物流企業服務(裝車)登記簿》(見物流管理工作手冊第50頁)和《物流通知單》(見物流管理工作手冊第63頁),并將《通知單》和《領貨憑證》轉給到達地物流合作企業。同時,將有關信息傳達給委托人。
8、辦理結算手續
(1)業務員依據《物流企業服務(裝車)登記簿》和《全程運輸代理服務補充協議》,填寫《物流代理服務貨物結算通知單》(見發送運輸代理業務操作流程附件2),一式兩份,雙方簽字后,自留一份,交委托人一份,由客戶到結算員處辦理結算手續。
(2)結算員依據委托人持有的業務員出據的《通知單》為委托人辦理結算手續,并留存《通知單》,同時出據《物流代理服務貨物結算單》(見發送運輸代理業務操作流程附件3),一式兩份,雙方簽字后,自留一份,交委托人一份。
(3)收款員依據委托人持有的由結算員出具的《物流代理服務貨物結算單》和《物流代理服務預交款通知單》為委托人辦理結款手續,預交款多退少補,開據運輸代理專用發票,在結算單和發票上加蓋收訖戳記。收回《物流代理服務預交款通知單》,留存《結算單》。專用發票一式肆份,交貨主一份,返集團收入一份,交財務一份,自留一份。
9、上繳收取款項
收款員統計當日所收款項,填寫財務統一格式的《繳款單》和《日進繳款報表》(見發送運輸代理操作程序附件5),一式兩份,同所收款項一并上繳財務部門。出納員核對無誤后,雙方簽字,在《繳款單》和《日進繳款報表》上加蓋收訖戳記,返給收款員一份。并依據《物流服務合作協議》的約定,支付物流合作企業物流服務費用,同時給收款員開據收據。
10、協作辦理送達
我方要與到達地物流企業簽訂《物流服務合作協議》(見物流管理工作手冊第60頁),協議一式兩份,簽字蓋章后,雙方各執一份。由到達地合作企業領取貨物組織短途運輸運抵委托人指定地點,交付給收貨人,并辦理交接手續,按實際情況填記《物流回執單》(見物流管理工作手冊第64頁),與收貨人共同簽字并加蓋戳記后返給我方,我方將回執單復印件交委托人,作為一批物流業務的結算依據。
11、辦理貨物理賠
如發生貨物破損、丟失需填記《貨物事故報告單》,經確認手續齊全,符合理賠條件,由我方先行向委托人賠付。我方賠付后,要及時查清貨損、貨差原因,確認責任人和責任部門,辦理相關索賠手續,向有關責任人或保價機構提出索賠要求。
三、工作要求
1、開展物流服務業務,必須使用統一的合同文本,簽訂規范的《物流服務合同》,嚴格按約定履行合同。
2、必須及時給貨主開據專用發票,每辦理一批貨物必須單獨開據運輸代理專用發票,貨主不要的要自行留存。
3、財務部門要加強監管力度,每月月末要對業務員、結算員、收款員的合同、報表、臺賬進行核對,發現問題及時處理,保證收入真實和安全。
4、整個物流服務操作過程要做到代理合同、貨物驗收交接單、結算通知單、結算單、統計臺賬、專用發票、日進款報表等手續的各種編號、品種、噸數、收費標準、收費金額相一致。
 

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